FICHE PRATIQUE. A l'occasion des fêtes de fin d'année, votre entreprise distribue peut-être des bons d'achat à ses salariés. Si c'est le cas, voici le rappel des règles à suivre dans le BTP pour que ces cadeaux soient exonérés de cotisations sociales.
Des cadeaux et bons d'achat peuvent être offerts aux salariés par le comité d'entreprise (CE), ou par l'employeur en cas d'absence de CE (entreprises de moins de 50 salariés ou dans lesquelles un procès-verbal de carence a été établi).
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Ces cadeaux sont considérés comme des avantages en nature : leur valeur devrait donc, en principe, être réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales.
Dans la pratique, l'ACOSS (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale) a mis en place un système d'exonération sous certaines conditions.
Si les conditions ne sont pas respectées, les cadeaux et bons d'achat devront être réintégrés dans l'assiette des cotisations.
La règle générale : respecter les conditions d'attribution
1re condition : le fait d'offrir des cadeaux ou des bons d'achat ne doit pas être rendu obligatoire, que ce soit en vertu :- d'une convention ou d'un accord collectif ;
- d'une disposition du contrat de travail ;
- d'un usage ou d'un engagement unilatéral de votre part.
En clair, ces cadeaux doivent être de vrais cadeaux, rien ne doit vous obliger à les donner.
2e condition : l'attribution ne doit pas être discriminatoire. Les cadeaux doivent être attribués à tous les salariés, ou à une catégorie de salariés. Il y aura discrimination si un salarié est privé des cadeaux et/ou de bons d'achat pour des raisons subjectives (âge, race, sexe, appartenance syndicale, participation à une grève, etc.). Ils ne doivent pas non plus être un moyen de sanctionner indirectement vos salariés d'un point de vue pécuniaire (trop souvent en maladie, retards répétés, mauvais résultats, etc.).
En revanche, vous pouvez attribuer des cadeaux de manière individuelle si vous prenez en compte des raisons purement objectives, telles qu'un mariage, une naissance, un exploit sportif, etc.
3e condition : respecter un seuil. Si vous ne voulez pas que les bons d'achat et cadeaux offerts à vos salariés soient soumis à cotisations sociales, il faut que leur valeur totale, sur l'année et par salarié, soit inférieure au seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (3218 euros en 2016), soit 161 euros pour 2016.
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Les cadeaux et/ou bons d'achat, dont le montant total par salarié et par année civile ne dépasse pas 161 euros, sont exonérés de cotisations sociales.
En cas de dépassement des 161 euros, il est possible d'exonérer le montant des cadeaux et/ou bons d'achat, si les 3 conditions suivantes sont réunies simultanément :
- le bon d'achat doit être attribué en relation avec un événement particulier ;
- le bon d'achat doit être utilisé de façon déterminée (conformément à l'événement qui est à l'origine de son attribution) ;
- le montant du bon d'achat doit être conforme aux usages (161 euros maximum).
Les bons d'achat et cadeaux offerts à l'occasion d'un événement particulier
L'Administration assouplit sa position lorsque vous offrez des cadeaux à l'occasion des événements suivants :
- mariage (ou pacs) ;
- naissance (et, par extension, adoption) ;
- retraite ;
- fête des mères et des pères ;
- Sainte Catherine (25 novembre) et Saint Nicolas (6 décembre) ;
- Noël ;
- rentrée scolaire (pour chaque enfant jusqu'à 26 ans révolus dans l'année civile).
Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale s'applique alors pour chaque événement séparément, et non plus globalement, sur l'année.
Si vous offrez un bon d'achat, il faut par ailleurs que son utilisation soit en lien avec l'événement pour lequel il est attribué. Il doit mentionner soit la nature du bien, soit un ou plusieurs rayons d'un grand magasin ou le nom d'un ou plusieurs magasins.
EXEMPLE
Vous offrez un bon d'achat de 100 euros à un salarié qui se marie, à utiliser au rayon « Liste de mariage » d'un grand magasin. Quelques mois plus tard, ce même salarié est papa… Vous lui offrez alors un cadeau d'une valeur de 70 euros. Au total, la valeur de ce que vous avez offert (170 euros) excède le seuil fixé par l'Administration en 2016 (161 euros). Toutefois, vous n'aurez pas pour autant l'obligation de réintégrer cette somme dans l'assiette de cotisations.
Vous offrez un bon d'achat de 100 euros à un salarié qui se marie, à utiliser au rayon « Liste de mariage » d'un grand magasin. Quelques mois plus tard, ce même salarié est papa… Vous lui offrez alors un cadeau d'une valeur de 70 euros. Au total, la valeur de ce que vous avez offert (170 euros) excède le seuil fixé par l'Administration en 2016 (161 euros). Toutefois, vous n'aurez pas pour autant l'obligation de réintégrer cette somme dans l'assiette de cotisations.
En effet :
- chaque somme prise séparément est inférieure au seuil ;
- le bon d'achat et le cadeau ont été attribués à l'occasion d'un événement particulier, prévu par l'Administration ;
- le bon d'achat est en lien avec l'événement pour lequel il a été attribué.
Pour vous aider dans le suivi des bons d'achat et cadeaux reçus par vos salariés, vous pouvez télécharger ici un bordereau individuel récapitulatif des bons d'achat et cadeaux offerts sur l'année.
Pour Noël, le seuil s'applique par salarié et par enfant (jusqu'à l'âge de 16 ans révolus).
Exemple : Un couple travaille dans votre entreprise, soit 2 salariés. Ils ont 3 enfants de moins de 16 ans. Vous pourrez leur offrir des bons d'achat pour Noël 2016 à hauteur de 161 x (2+3) = 805 euros sans avoir à réintégrer cette somme dans l'assiette des cotisations sociales.
Les cas particuliers
Les chèques-lire, chèques-disques et chèques-cultureCes trois formes particulières de bons d'achat sont considérées par l'Administration comme une modalité particulière de prise en charge d'une activité culturelle.
A ce titre, ils ne sont jamais soumis à cotisations sociales.
Il n'est donc pas nécessaire de respecter le seuil de 5 % du plafond de la Sécurité sociale, ni de les attribuer dans le cadre d'un événement particulier.
Les bons d'achat de produits alimentaires
L'attribution de bons d'achat pour des produits alimentaires courants ne peut pas, a priori, être justifiée par la survenance d'un événement particulier.
Il en va différemment pour les bons d'achat destinés à des produits alimentaires non courants, ou « de luxe », dont le caractère festif est avéré (foie gras, caviar, champagne, etc.) qui, eux, peuvent être distribués à l'occasion de Noël ou d'un mariage, par exemple.
Dans ce cas, le seuil de 161 euros devra être respecté pour chaque événement à l'origine de l'attribution du bon d'achat et non au total.
ATTENTION
Il ne faut pas confondre les bons d'achat avec les titres restaurant, qui sont un moyen pour l'employeur de participer de manière régulière aux frais de repas de ses salariés.
Il ne faut pas confondre les bons d'achat avec les titres restaurant, qui sont un moyen pour l'employeur de participer de manière régulière aux frais de repas de ses salariés.
Pour plus de précisions sur la gestion des avantages en nature, leur régime social, vous pouvez vous référer à la publication "Gestion pratique des rémunérations du BTP" des Editions Tissot.
Source : Editions Tissot
Les Rencontres de l'habitat écologique, un événement pour "voir des projets exemplaires" 
Les conventions collectives du BTP ne prévoient aucune obligation en la matière, mais vérifiez tout de même les usages en vigueur dans votre entreprise et les contrats de travail de vos salariés.