Dans le cadre de la lutte contre la pandémie de grippe A et de la mise en œuvre du plan de continuité d'activité (PCA), vous êtes dispensé de déclarer à la CNIL les fichiers d'exploitation des données personnelles de vos salariés.
Les fichiers ou traitements des données, lorsqu'ils permettent d'identifier des personnes (nom, photographie, etc.), doivent être déclarés ou faire l'objet d'une autorisation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés).
Certains fichiers sont dispensés de déclaration lorsqu'ils ne portent pas atteinte à la vie privée ou aux libertés des personnes.
C'est le cas des données recueillies en vue de l' élaboration du plan de continuité d'activité (PCA) de votre entreprise pour faire face aux conséquences de la pandémie de grippe A. Mais attention, cela ne veut pas dire que vous êtes libre dans la gestion de ces données personnelles.
Objectif du traitement des données personnelles
La seule fonction de ce recueil de données est de contribuer à l'élaboration du PCA :- en identifiant les salariés susceptibles d'être indisponibles en raison de leur situation familiale et/ou de leur mode de déplacement, ainsi que ceux susceptibles de pouvoir travailler à domicile ;
- en se donnant les moyens de prévenir les salariés des mesures prises par l'entreprise.
Les données collectées peuvent être utilisées pour réaliser des traitements statistiques non nominatifs liés à l'élaboration et à l'activation du PCA.
Notez-le : le traitement de ces données ne peut pas être utilisé pour la gestion courante du personnel.
Dispense de déclaration pour le traitement de données nominatives
La CNIL autorise les employeurs à ne pas procéder à une déclaration préalable à condition que le traitement se limite aux données suivantes :- pour l'identité : nom, nom marital, prénoms, adresse personnelle, coordonnées téléphoniques personnelles, e-mail personnel ;
pour la situation familiale : présence au foyer d'enfants à charge de moins de 3 ans ou scolarisés (école maternelle et primaire), autres contraintes personnelles pouvant empêcher de se rendre sur son lieu de travail en cas de pandémie (telles que parents à charge). Les données collectées doivent se limiter à des réponses par oui ou non aux questions posées ;
- pour la vie professionnelle : lieu de travail, numéro d'identification interne (à l'exclusion du NIR, c'est-à-dire le numéro de Sécurité sociale), emploi occupé et coefficient hiérarchique, caractéristiques du poste, volontaire pour travailler à distance en cas de pandémie ;
- pour les moyens de déplacement des personnes : mode de transport habituel, mode de transport alternatif ;
- pour l'utilisation de matériel informatique si les fonctions l'exigent : compétences informatiques, équipement informatique personnel, accès à Internet à domicile.
Attention : informez vos salariés de l'existence du traitement informatique de leurs données personnelles, de sa finalité et des services ou personnes ayant accès à celui-ci.
Durée de conservation des données nominatives recueillies pour la mise en œuvre du PCA
Les données nominatives devront être supprimées à la fin de pandémie grippale (niveau 7).
I. Vénuat
(Délibération n° 2009-476 du 10 septembre 2009 décidant la dispense de déclaration des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de plans de continuité d'activité relatifs à une pandémie grippale)
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Pour plus de précisions sur les différentes déclarations à effectuer auprès de la CNIL, les Editions Tissot vous proposent leur ouvrage « Gérer le personnel du BTP ».
Article publié le 29 septembre 2009
Les salariés n'ont aucune obligation de vous communiquer leurs informations personnelles.