S'il était encore possible pour certains employeurs de faire leur déclaration préalable à l'embauche (DPAE) sous forme papier, cela est fortement déconseillé depuis le 7 février 2015. En effet, depuis cette date, l'URSSAF ne délivre plus d'accusé de réception pour les DPAE papier.
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) : une obligation
Incontournable lors de tout recrutement, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet d'accomplir à elle seule plusieurs formalités, à savoir :
- votre immatriculation au régime général de la Sécurité sociale ;
l'immatriculation du salarié à la Caisse primaire d'assurance maladie ;
- l'affiliation au régime d'assurance chômage ;
- la demande d'examen médical d'embauche ;
- la liste des salariés embauchés pour préétablir la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
En pratique, cette déclaration doit être adressée à l'URSSAF avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche.
Il existe certains cas où la DPAE n'est pas obligatoire. Pour les connaître et en savoir plus sur toutes les formalités à l'embauche, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) : moyens d'accomplissement
Pour effectuer la DPAE, c'est la voie électronique qui doit être privilégiée (via le site net-entreprises.fr). La voie électronique est d'ailleurs obligatoire pour les entreprises ayant effectué plus de 50 DPAE l'année précédente, sous peine de sanctions financières (voir notre article « Déclarations sociales : nouvelles contraintes »).
Les autres entreprises peuvent continuer à utiliser le formulaire CERFA n° 14738*01 et adresser leur DPAE à l'URSSAF par LRAR ou télécopie.
Toutefois, à partir du 7 février 2015, l'URSSAF n'adressera plus d'accusé de réception aux employeurs qui lui transmettront leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
Il est donc préférable pour des raisons de preuve de privilégier la voie électronique.
ATTENTION
La réalisation de la DPAE ne vous exonère pas de déclarer l'embauche du nouveau salarié auprès de la Caisse des congés payés ainsi que des organismes de prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire.
La réalisation de la DPAE ne vous exonère pas de déclarer l'embauche du nouveau salarié auprès de la Caisse des congés payés ainsi que des organismes de prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire.
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