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La facture électronique est souvent confondue avec un simple document PDF envoyé par courrier électronique. Cependant, la réforme va beaucoup plus loin : une facture électronique devient un document structuré contenant un pdf auquel s’ajoutent des données normalisées qui peuvent être automatiquement générées, lues, contrôlées et transmises par les logiciels métiers des professionnels, sous réserve que ces logiciels soient connectés à ce que l’on appelle une Plateforme Agréée par l’Etat (PA).
L'objectif de la réforme est de fluidifier les échanges entre entreprises, d'améliorer la traçabilité des transactions et de simplifier les obligations déclaratives. Pour les entreprises du bâtiment, qui échangent quotidiennement un grand nombre de devis, factures et documents administratifs, cette transformation représente une opportunité de moderniser leur gestion tout en répondant aux nouvelles exigences légales.
Comprendre dès aujourd'hui les principes de la facturation électronique permet d'éviter les mauvaises surprises et d'aborder cette évolution avec davantage de sérénité.
Adapter ses outils
La réussite du passage à la facture électronique dépend en grande partie des outils utilisés par l'entreprise. Les logiciels de devis et de facturation devront être capables de générer des factures conformes aux formats exigés, de transmettre les données via les PA et d'assurer le suivi des échanges.
Or, lorsqu’on parle de facturation, le secteur du bâtiment comprend de nombreuses spécificités propres à la gestion des chantiers : les acomptes sur travaux, les situations de travaux, les retenues de garantie, l'autoliquidation de TVA ou encore la coexistence de plusieurs taux de TVA sur une même facture.
Dans ce contexte, les logiciels métier conçus nativement pour la facturation de travaux du bâtiment doivent s’adapter rapidement aux nouvelles normes de la facture électronique s’ils veulent continuer d’offrir une gestion administrative facilité et une parfaite fiabilité autour du traitement des factures clients et fournisseurs. À l'inverse, une solution non bâtiment ou mal adaptée aux attendus de la réforme de la facture électronique pourra être source de perturbations significatives dans le quotidien de l’entreprise..
Anticiper dès maintenant
Attendre la dernière minute pour se préparer à la facturation électronique augmente le risque d’être confronté à des difficultés organisationnelles et techniques. Les entreprises qui anticipent disposent au contraire du temps nécessaire pour évaluer leurs besoins, comparer les solutions disponibles et accompagner leurs collaborateurs dans ce changement.
La période de transition peut également être l'occasion de revoir certains processus internes afin de gagner en efficacité et de réduire les tâches administratives répétitives. Plus la préparation est engagée tôt, plus l'intégration des nouvelles obligations se fera naturellement. Pour les professionnels du bâtiment, il est donc essentiel de s'orienter dès que possible vers des outils déjà engagés dans cette évolution.
Des logiciels de devis-factures 100% bâtiment comme BatiChiffrage sont parvenus, sans surcoût pour leurs utilisateurs, à intégrer la facturation électronique dans leur ADN, tout en conservant les fonctionnalités métiers et une réelle simplicité d‘usage.
