Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour rembourser les frais engagés par vos salariés à l'occasion de leur activité professionnelle : le réel, le forfait, ou encore l'abattement forfaitaire de 10 % pour les ouvriers de chantiers. Voici pour vous le tour de la question.
Que sont les frais professionnels ?
Ce sont les frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission.
Ce sont les frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission.
Ils doivent être directement liés à l'exercice de ses fonctions.
Exemple :
Un de vos salariés est en déplacement professionnel avec sa voiture personnelle. Ne pouvant pas regagner son domicile pour le repas, il est dans l'obligation de manger au restaurant.
Les frais qu'il a engagés pour ce déplacement, c'est-à-dire ses frais de voiture et ses frais de nourriture (note de restaurant) doivent être considérés comme des frais professionnels.
A l'inverse, les frais engagés pour l'achat de cigarettes ne sont pas des frais professionnels, car ils ne sont pas liés à l'exercice de ses fonctions. Ils n'ont pas été engagés pour les besoins de l'activité, ni dans l'intérêt de l'entreprise.
Comment devez-vous rembourser les frais professionnels ?
Vous avez le choix entre :
l'indemnisation des frais réels : vous remboursez les dépenses réellement engagées par votre salarié. Pour cela, il est nécessaire que ce dernier vous remette les justificatifs de ses dépenses (facture, ticket de caisse, etc.) ;
l'indemnisation des frais au forfait : ces montants sont fixés par l'URSSAF. Dans ce cas, il faut simplement justifier les circonstances à l'origine des frais engagés. Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d'un déplacement professionnel (voir les montants 2009 en téléchargement) ;
l'abattement forfaitaire de 10 % : il est applicable aux seuls salariés du BTP qui travaillent sur des chantiers et qui effectuent donc des déplacements. Dans ce cas, les cotisations sont calculées sur 90 % du salaire brut, majoré du montant des frais professionnels (sauf grands déplacements).
Pour sa mise en place, vous devez consulter les délégués du personnel si vous en avez, ou, à défaut, chaque salarié concerné, par écrit (sinon, l'abattement sera réintégré dans l'assiette des cotisations).
Notez-le : certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réels. C'est notamment le cas des salariés en situation de télétravail, utilisant des outils «issus des nouvelles technologies de l'information et de la télécommunication» (téléphone portable, ordinateur portable, etc.).
Notre Conseil
Quelle que soit la méthode de remboursement choisie, pensez à conserver tous les documents justifiant ces frais et tenez-les à la disposition de l'Administration
Quelle que soit la méthode de remboursement choisie, pensez à conserver tous les documents justifiant ces frais et tenez-les à la disposition de l'Administration
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Frais professionnels - Montants des indemnités forfaitaires pour 2009